Unsere Partnerunternehmen unterstützen Sie – Teil 2: HQS GmbH

Die High Quality Software GmbH (HQS) hat mit „ProfiSoft“ eine Warenwirtschaft extra für den Waffenfachhandel entwickelt.  Bei einem der HQS-Geschäftsführer, Sacha Lindenberg, haben wir nachgefragt, was das Besondere an „ProfiSoft“ ist und welche Möglichkeiten es Waffenfachhändlern bietet.

 

VDB: Zuerst einmal: Wer steckt hinter HQS? 

Sacha Lindenberg: HQS hat ihren Firmensitz in Seevetal-Ramelsloh bei Hamburg. Wir blicken inzwischen auf 35 Jahre Erfahrung und Kompetenz in der Softwareentwicklung zurück. Eines unserer Produkte ist die von uns programmierte und ständig weiterentwickelte Warenwirtschaftslösung „ProfiSoft“, die direkt für Händler konzipiert ist – neben der Lösung für den Waffeneinzel- und -großhandel gibt es auch Lösungen für den Spielwarenhandel sowie Elektro- und Musikfachgeschäfte. Unsere 16 Mitarbeiter erarbeiten ständig neue Lösungen, die den Geschäftsalltag erleichtern, und unterstützen Anwender mit einer hochqualifizierten Hotline-Mannschaft, die dafür sorgt, dass unsere Kunden immer sofort Menschen erreichen, die Hilfestellung geben, und keinen Anrufbeantworter oder ein Ticketsysteme!
Am Firmenstandort haben wir ein firmeneigenes Rechenzentrum, das von 3 Technikern immer auf dem neusten Stand gehalten und rund um die Uhr gepflegt wird.
 

VDB: Was unterscheidet ProfiSoft von anderen Warenwirtschaftssystemen? Was macht es speziell für den Fachhandel relevant?

Sacha Lindenberg: ProfiSoft bedient alle Bereiche eines Unternehmens – vom Wareneinkauf über die Kasse, Angebotsbearbeitung und Rechnungsstellung bis hin zur Übergabe an den Steuerberater mittels Datev-Schnittstelle. 
Für den Waffenfachhandel ist natürlich die einfache Abwicklung von meldepflichtigen Waffen ganz entscheidend. Durch die Anbindung unserer Kasse an die Handelsbücher muss eine Waffe dabei – anders als bei herkömmlichen Systemen – nur einmal, eben an der Kasse, erfasst und nicht erst in der Kasse erfasst und hinterher in das Waffenbuch eingetragen werden. Der integrierte XWaffe-Dolmetscher hilft dabei bei der Eingabe der Daten, sodass nicht alles händisch erfasst werden muss. Die Meldung an das Nationalen Waffenregister (NWR-II) läuft vollautomatisch in Hintergrund ab. Mit den Abschluss eines Kassiervorgangs ist das Produkt zudem sofort buchhalterisch erfasst! Durch diese Funktionen wird der bürokratische Wust zu einer einfach händelbaren Kleinigkeit, die in fünf und nicht in fünfzehn Minuten erledigt ist. 
Was auch entfällt, sind lästige Gedanken um Software-Updates und Datensicherung, denn beides läuft bei uns – immer angepasst an die gesetzlichen Vorschriften – ohne Mehrkosten vollautomatisch im Hintergrund ab. 
 

VDB: Welche Leistungen sind alle enthalten?

Sacha Lindenberg: Da kann ich jetzt viel aufzählen. Beginnen wir bei der Kundenverwaltung, in der natürlich alle Kundendaten, aber auch die Erwerbsberechtigungen erfasst werden können. Das ganze erfolgt über ein CRM-System und lässt die Anbindung an eine TAPI-Telefonanlage zu, sodass der Kunde direkt aus seinem Kundenkonto heraus angerufen werden kann, wenn z.B. seine bestellte Ware eingetroffen ist. Über ProfiSoft ist die vollständige Auftragsabwicklung von der Auftragseingabe über den Lieferschein bis hin zur Rechnung möglich. Auch Gutscheine lassen sich problemlos erstellen, verwalten und einlösen. 
Weiter geht es über die Artikelverwaltung, in der viele Daten von Herstellern einfach automatisch eingespielt und aktualisiert werden können, wodurch ein großer Batzen an Datenpflege fast von selbst erledigt ist. Die Artikel können dann mit einem Klick einfach in den VDB-Waffenmarkt/progun oder natürlich in den eignen Internetshop integriert werden. Dazu kommen die Lager- und Filialverwaltung mit Lieferantenverwaltung und Inventur-/Zählprogramm. 
Für den Umgang mit meldepflichtigen Waffen sind mehrere Handelsbüchern (KVR) integriert, über die – wie schon erwähnt – vollautomatisch die Meldung an das NWR-II abgegeben wird. Anders als bei der Einbahnstraßen-Meldung über die kostenlose Meldeplattform können in der ProfiSoft-Lösung die Meldungen in der Übersicht eingesehen werden, was einen Abgleich deutlich vereinfacht. 
Für Anwender mit einem Ladengeschäft ist wohl das bereits genannte Kassenprogramm das wichtigste Tool. Es vereinfacht nicht nur den Arbeitsalltag erheblich, sondern es werden dank der Sicherung gemäß KassenSichV für die gesetzliche Kassensicherung keine weiteren Geräte benötigt. Alles in einem also. Was uns zu dem Punkt bringt, dass auch fast das gesamte Finanzwesen über ProfiSoft abgewickelt werden kann und statistische Auswertungen einen guten Überblick über die Geschäftsentwicklung ermöglichen. 
Selbstverständlich kann jeder Anwender für sich selbst entscheiden, welche Bereiche der Software genutzt werden sollen.
 

VDB: Das klingt nach vielen Möglichkeiten! Gibt es technische Voraussetzungen zu beachten, sei es vonseiten meiner IT-Ausstattung oder in Sachen PC-Kenntnisse? 

Sacha Lindenberg: Da wir ein eigenes Rechenzentrum im Hause betreiben, benötigen unsere Kunden nur einfache PCs und einen Internetzugang. Eine kleine Bandbreite reicht dabei schon aus. ProfiSoft benötigt dadurch auch keinen Speicherplatz auf den eigenen Rechnern. 
Große IT- oder sogar Programmierkenntnisse sind ebenfalls nicht nötig, denn die gesamte Installation, Pflege und Datensicherung wird von uns aus durchgeführt. Wir sagen immer: Wer mit einem normalen Textprogramm und einem Internetbrowser zurechtkommt, wird sich mithilfe unserer Schulung und der kostenlosen Hotline sehr schnell zurechtfinden!
Für alle, die das Kassensystem in ProfiSoft nutzen, ist natürlich noch eine Kassenschublade, ein Bondrucker und ggf. ein Scanner nötig. Alles wird über den PC mit ProfiSoft verknüpft, die Einrichtung dazu übernehmen wir. 
 

VDB: Sie schulen also alle, die ProfiSoft nutzen? Wie läuft das ab?

Sacha Lindenberg: Wir bieten verschiedene Fortbildungsmöglichkeiten. Für Neuanwender gibt es natürlich erst einmal eine persönlich zugeschnittene zweitägige Schulung. 
Eine weitere Möglichkeit sind Online-Schulungen (Websessions) am Telefon. Diese bieten sich an, wenn Anwender bereits einige Zeit mit ProfiSoft arbeiten und im direkten Dialog Schulungen zu frei wählbaren Themen benötigen.
Zu einigen Themen haben wir zudem Tutorial-Videos entwickelt, die Anwender sich ansehen können, wann immer sie wollen. 
Außerdem bieten wir an mehreren Tagen im Jahr kostenlose Schulungen in unserem Hause an.
 

VDB: Wem empfehlen Sie die Nutzung von ProfiSoft und warum?

Sacha Lindenberg: Schon bei einer Waffenbewegung am Tag und in einem Ein-Mann-Betrieb hat sich unsere ProfiSoft-Lösung bewährt. Denn bereits hier stellen sich schon nach kürzester Zeit eine enorme Arbeitserleichterung und große Zeitersparnis ein.
Den größten Vorteil können sicher Unternehmen mit einem Ladengeschäft ziehen, denn sie können mithilfe des Kassensystems alle rechtlich nötigen – sei es waffenrechtlich oder steuerrechtlich  – Meldungen innerhalb von wenigen Minuten in einem Schritt (nämlich dem Bezahlvorgang, der ohnehin über eine Kasse laufen muss) erledigen. Das gilt für Ankauf wie für Verkauf. Nehmen wir das Beispiel, dass eine Gebrauchtwaffe angekauft wird. An der Kasse werden hier einfach die Kundendaten aufgerufen bzw. ein neuer Kunde angelegt. Über eine Inzahlungnahme kann nun die Waffe angelegt werden, wobei der hinterlegte XWaffe-Dolmetscher einem viel Eingabearbeit abnimmt, da vieles vorausgefüllt oder vorgeschlagen wird und einfach nur übernommen werden muss. Mit dem Einbuchen der Waffe in die Kasse wird diese automatisch in das eigene Waffenhandelsbuch eingetragen und eine Erwerbsmeldung an NWR-II abgegeben, wodurch drei Schritte in einem erledigt worden sind. Sämtliche Bescheinigungen können gleich automatisch ausgedruckt werden!
Ähnlich bequem geht die Erfassung von Bestandswaffen von der Hand, der XWaffe-Dolmetscher hilft, mit wenigen Klicks geht die gesetzeskonforme Meldung an das Nationale Waffenregister raus. 
Aber auch größere Unternehmen mit mehreren Filialen oder sogar Ketten können die ProfiSoft zu ihrem Vorteil nutzen, denn das Arbeiten mit unbegrenzt vielen Nutzern ist problemlos möglich. Da die Daten bei uns verarbeitet werden, arbeiten alle auf Live-Daten-Basis. Ob an der Kasse, in der Werkstatt oder in der Buchhaltung – jeder greift in Echtzeit auf die Daten zu.
 

VDB: Welche Unterschiede bestehen zwischen der „normalen“ und der VDB-Start-Up-Version?

Sacha Lindenberg: Die exklusive VDB-Start-Up-Version ist eine schlanke ProfiSoft-Version, die jederzeit auf das komplette Programm erweitert werden kann. Es ist für Kunden konzipiert, die nur einen Arbeitsplatz benötigen, also vor allem für Ein-Mann-Betriebe. Integriert sind hier bereits alle Handelsbücher mit XWaffe-Dolmetscher und NWR-II-Schnittstelle, ein Kassenprogramm für das Ladengeschäft (optional mit Sicherung gem. KassenSichV), die Kundenverwaltung mit Eingabemöglichkeit für Erwerbsberechtigungen, Lieferantenverwaltung, Auftragsabwicklung (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) und die Artikelverwaltung, in die bereits Artikeldaten vieler Hersteller automatisch eingespielt und aktualisiert werden können.
Die meist genutzte „normale Version“ ist für Anwender, die mehr als einen Arbeitsplatz benötigen oder weitere Programteile nutzen möchten.
 

VDB: Alle Leistungen können die Mitglieder über den VDB-Mitgliederbereich abrufen. Wie können diese HQS sonst noch erreichen?

Sacha Lindenberg: Für den Vertrieb erreichen Sie Sacha Lindenberg: lindenberg@hqs.de
Für spezielle Fragen über die Handelsbücher und das NWR-II Herrn von Holdt: vonholdt@hqs.de
Oder schauen Sie auf unserer Webseite vorbei: www.hqs.de